// ]]> -->
BISNISSULAWESI.COM, MAKASSAR – Model konvensional yang dulu digunakan pada sistem kearsipan, kini sudah beralih ke teknologi digital. Hal tersebut diterapkan Dinas Kearsipan Kota Makassar, khususnya untuk arsip statis. Menurut Kepala Dinas Kearsipan Makassar, Nadjmah Emma, digitalisasi arsip merupakan bagian dari pelayanan yang dilakukan dinasnya, agar masyarakat yang ingin mendapatkan informasi mengenai arsip-arsip, dapat melihatnya langsung menggunakan jaringan internet.
“Kami sudah beralih ke sistem digital. Arsip-arsip berupa dokumen statis konvensional dipindahkan ke teknologi online,” ujarnya.
Dijelaskan Nadjmah, untuk arsip statis dalam aplikasi hanya dapat dilihat judulnya saja. Sedangkan apabila ingin melihat lebih jauh atau ingin meminjam, dapat dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh Dinas Kearsipan.
“Paling tidak arsip-arsip yang telah didigitalisasi itu bisa dilihat secara langsung oleh masyarakat, meskipun itu sebatas judul saja. Jika ingin melihat secara detil bisa datang langsung,” katanya.
Pada proses digitalisasi arsip yang dilakukan dinasnya, diakui Nadjmah, hingga saat ini telah ada 1.007 arsip atau dokumen yang berhasil didigitalisasi, ke dalam 204 boks program aplikasi.
Sehingga untuk persentase yang telah dikerjakan dalam sistem kearsipan elektronik (e-filing) telah mencapai 80 persen dari target yang direncanakan, yakni sebanyak 300 boks.
Pelaksanaan digitalisasi arsip satuan yang digunakan dalam menyimpan suatu arsip atau dokumen adalah boks, dan semuanya berisi kumpulan arsip-arsip dari masa ke masa.
“Jadi 300 boks ini adalah boks yang telah berisi kumpulan dari berbagai macam dokumen arsip yang berbeda sesuai kode klasifikasi arsipnya,” tuturnya.
***Nur Rachmat
